grafik menurun

Banyak pertanyaan dari kalangan bisnis UKM, kenapa bisnis mereka berjalan begitu lambat? Sebagian besar dari mereka fokus menyalahkan penjualan dan pemasaran. Kalau dipikir-pikir… memang betul… karena pemasaran dan penjualan adalah ujung tombak dari bisnis. Namun, apakah itu satu-satunya akar masalahnya?

Dari sudut pandang operasional dan manajemen, terdapat tiga penyebab utama kenapa bisnis kita berjalan begitu lambat. Penjelasannya sebagai berikut :

Tidak Terukur dan Tidak Terpantau

Saat bisnis anda sedang meningkat, anda senang dan merasa puas. Namun saat sedang declining, kita repot mencari dimana masalahnya. Setelah dirasa ketemu masalahnya, langsung kita tentukan solusinya. Dan, in the end of the day,  masalahnya tidak terselesaikan malah timbul kembali, atau bahkan timbul masalah baru. Misal, penjualan anda turun… menurut anda, sales bekerja dengan buruk. Sehingga anda langsung menggantinya. Padahal, tanggung jawab sales di bisnis UKM anda masih bertumpuk dengan pekerjaan marketing bahkan produksi. Terlalu banyak bebannya. Akhirnya, sales yang baru akan mengalami hal yang sama. Masalah pun timbul kembali…

Nah, solusi yang kita lakukan seringkali bersifat sporadis, dadakan, tanpa data, dan sederhana. Kecepatan pengambilan tindakan memang perlu dilakukan. Namun, jika yang cepat itu tidak tepat, maka jangan heran jika rasa-rasanya bisnis UKM anda tetap berjalan lambat.

Tidak fokus pada bisnis proses

Permasalahan operasional yang timbul, biasanya langsung kita selesaikan. Kecepatan penyelesaian masalah adalah yang paling utama. Bahan baku kurang, langsung kita beli.. Divisi keuangan menjerit. Orang produksi bermasalah, langsung kita ganti… divisi HR protes. Sales menurun, kita ganti produk baru… divisi gudang dan produksi berontak.

Kita ingin cepat menghadirkan solusi. Namun, karena kita pikir masalah hanya terjadi di satu bagian saja, solusi yang hadir tidak terintegrasi. Solusi tidak menghadirkan hubungan sebab-akibat yang lengkap dan menyebabkan masalah lain bermunculan. Maka, jangan heran jika proses bisnis UKM anda berjalan dengan lambat. Anda butuh sistem yang dapat menjelaskan sebab dan akibat dari permasalahan dan solusi yang anda berikan.

Terlalu fokus pada kualitas

Meningkatkan kualitas adalah agenda utama agar nilai produk kita sesuai dengan keinginan pasar. Tapi, terlalu fokus pada pengembangan kualitas pun dapat menyebabkan bisnis anda menjadi lambat. Jadi begini, Misalkan anda menginginkan kualitas produk dan proses bisnis UKM anda tinggi. Anda akan berinvestasi beli software, rekrut orang, perbanyak dokumen, dan melakukan berbagai evaluasi rutin. Itu semua baik, namun apakah anda bisa mengeksekusinya dengan cepat dan tepat? Terkadang, yang lebih menginginkan kualitas produk yang baik itu kita, bukan pasar. Sehingga, waktu dan proses bisnis yang anda buat untuk menjamin kualitas menjadi sangat panjang dan sangat lama.

Kemudian, hasil evaluasi dan perbaikan pun menjadi agenda yang menumpuk dan terlalu banyak untuk dieksekusi. Bisnis anda pun berjalan dengan lambat. Jika anda mengalami hal tersebut, maka anda butuh sistem untuk dapat memandu proses bisnis anda agar lebih efisien dan efektif. Sistem akan membantu anda untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk pemantauan kualitas atau volume pekerjaan. Sehingga, bisnis proses pun akan semakin efisien dan efektif.

Jika anda memiliki insight yang lain, bisa juga share dibawah. Yuk, kita memajukan bisnis UKM Indonesia, kalau saya bantu dari ilmu sistem manajemen, bagaimana dengan anda?

“Gi, Alhamdulillah nih penjualan di bisnis UKM saya sudah stabil bahkan cenderung meningkat tiap bulannya di angka 200 juta. Tapi abis itu bingung apa lagi yang harus dilakukan.”Sempat sih terpikir untuk meningkatkan target omzet, tapi saya nggak tau apakah resources saya cukup atau nggak”.

Jika rekan-rekan memiliki kondisi seperti ini juga, ini adalah tanda dimana rekan-rekan sudah mulai butuh sistem. Kenapa ya bisa terjadi hal demikian? Mari kita bahas tiga alasan utama kenapa UKM mengalami kondisi ini sekaligus kenapa UKM butuh sistem.Kondisi ‘mandeg’ ini sebenarnya dipicu dari beberapa faktor.

Kurangnya Pengalaman

Kebanyakan bagi para pebisnis muda, pengalaman mereka berinteraksi dengan dunia bisnis tentunya masih belum banyak. Inilah mengapa kita sangat perlu mentor bisnis untuk menjelaskan bagaimana bisnis seharusnya berjalan. Umumnya, mentor memberikan target, memotivasi, memberi koneksi, bahkan terkadang menyuntikkan dana. Namun, pastinya para mentor tidak membantu dalam hal teknis dan sistem. Untuk mencapai target yang diberikan, kita harus elaborasi sendiri mengenai ‘how‘ – nya. Nah di tahap inilah kita harus perkuat bisnis kita dengan sistem.

Fokus hanya pada penjualan

Pada awal fase starting, bisnis UKM rekan-rekan pasti diminta untuk senantiasa closing penjualan. Karena, nyawa bisnis adalah penjualan, begitulah kira-kira mindset kita di awal. Nah, tak terasa, usaha kita membaik dan maju dengan pesat, dan order mulai meningkat. Kita mulai kelabakan dengan permintaan yang ada. Karena masih terfokus pada penjualan, SDM tidak terkondisikan, dokumentasi berantakan, dan kinerja tidak terpantau. Tidak jarang lho banyak UKM yang sudah meningkat kemudian mendapatkan feedback tidak menyenangkan karena pelayanannya yang menurun. Disinilah kita butuh sistem yang bekerja untuk meng-handle semua keperluan operasional yang ada. Sehingga, kita bisa tetap fokus mengembangkan bisnis

Ego Pribadi

Sebenarnya, setiap founder usaha itu umumnya memiliki ego historisnya sendiri. Dia yang membangun usaha ini dari awal, sehingga ikatan emosionalnya tinggi. Maksudnya, perusahaan yang dibangun dan mencapai titik ini merupakan hasil dari jerih payah, metode, dan sumberdaya yang dimiliki nya. Sehingga, ia cenderung memilki anggapan bahwa untuk mengembangkan bisnisnya lebih besar juga diperlukan cara yang sama. Nah, ini yang sering kali terjadi dan justru menjadi hambatan berkembangnya bisnis. Para founder yang demikian tidak tahu bahwa bisnisnya sudah masuk dalam level baru yang menuntut proses yang lebih sistematis, terukur, terpantau, dan terevaluasi secara berkala. Memiliki sistem operasi dalam perusahaan rekan-rekan akan membantu beberapa hal berikut :
  1. Mengintegrasikan fungsi-fungsi yang ada;
  2. Membuat semua kinerja terekam dan terpantau;
  3. Tidak bergantung pada sebagian orang saja;
  4. Meningkatkan kemampuan untuk mengeksekusi rencana.

So, tunggu apa lagi? Ayo benahi bisnis UKM rekan-rekan dengan sistem operasi.

team work

Di kalangan industri menengah ke atas, ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan pembuktian kualitas kendali mutu perusahaan mereka. Melalui sertifikat ISO 9001, klien atau customer para industri tersebut akan “percaya” terhadap pengelolaan operasi dan manajemen perusahaan untuk menjamin kualitas produk dan jasanya. Sertifikat juga didapatkan dari lembaga sertifikasi yang harus diakreditasi oleh lembaga akreditasi. Proses itu, bisa menghabiskan dana yang tidak sedikit lho.

Nah, banyak yang kemudian menanyakan memangnya apa saja sih benefit atau manfaat yang bisa didapatkan dari sistem SMM. Saya sudah coba mencari beberapa sumber yang menjelaskan apa saja benefit dari ISO 9001, dan akhirnya ada satu sumber yang asik dan lumayan komprehensif. Saya akan coba jelaskan menurut bahasa saya sendiri. Link aslinya bisa diklik disini.

  1. Memenuhi persyaratan pelanggan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 merupakan standar yang sangat menekankan fokus pada kepuasan pelanggan. Jadi, bisa dibilang, indikator utama dari produk, jasa, dan proses anda bermutu itu adalah kepuasan pelanggan. Nah, kepuasan pelanggan sangat dipengaruhi oleh terpenuhinya persyaratan pelanggan yang akan dibahas di poin empat.

  1. Dapatkan pendapatan tambahan dari Pelanggan baru

Salah satu nilai yang paling dicari oleh perusahaan yang menerapkan SMM adalah sertifikatnya. Kenapa? Karena banyak pelanggan yang mensyaratkan para supplier-nya untuk memiliki sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 atau sertifikasi lainnya. Tentunya, jika anda sudah memiliki pelanggan sebelumnya, setelah mendapatkan sertifikat SMM, anda dapat mengakses pasar baru yang mensyaratkan adanya jaminan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 di perusahaan anda.

  1. Meningkatkan Kualitas Produk dan Perusahaan

Peningkatan itu merupakan hal yang mutlak menjadi tujuan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen lainnya yang berbasis ISO. Sampai-sampai, kata-kata “Perbaikan Berkelanjutan” harus ada dalam kebijakan mutu[1] perusahaan. Dalam klausul 6.1 di ISO 9001, perusahaan diminta untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi selama proses pembuatan produk atau jasa. Kemudian, risiko-risiko tersebut harus dikendalikan agar tidak mengurangi kualitas produk atau jasa. Sebenarnya, masih banyak lagi tools dalam SMM untuk meningkatkan kualitas produk dan perusahaan, Insha Allah nanti kita bahas di lain waktu.

  1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Customer Satisfaction, merupakan terminologi yang sering sekali disebut di standar ISO 9001. Sebab, seperti yang dijelaskan di poin satu, kepuasan pelanggan menjadi fokus utama dalam pelaksanaan ISO 9001. Umumnya kepuasan pelanggan ini didapat dari hasil survey kepuasan dan penerimaan keluhan. Namun, tidak jarang, pelanggan mensyaratkan permintaan khusus untuk barang tertentu, seperti jenis dan material kemasan, bahan baku, bahkan ada pelanggan yang menitipkan barangnya sendiri untuk di proses[2].

  1. Meningkatkan pemahaman dan komunikasi proses

Dalam ISO 9001, perusahaan diminta untuk membuat proses bisnis untuk memudahkan proses identifikasi risiko dan meningkatkan pengendalian. Selain itu, perusahaan juga diminta untuk menentukan dan berusaha mencapai sasaran kinerja mutu mereka. Sehingga, tingkat kinerja sistem manajemen mutu akan terlihat oleh seluruh personel perusahaan. Hal ini akan meningkatkan pemahaman seluruh karyawan untuk mengendalikan risiko dan meningkatkan kualitas proses bisnis.

  1. Mengembangkan Budaya Profesional dan Semangat Karyawan

Menerapkan SMM akan memberikan kejelasan terkait tujuan, tindakan rencana (action plan) dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Melalui sasaran mutu dan kejelasan sumberdaya, capaian kinerja terhadap tujuan akan lebih jelas terlihat. Akuntabilitas kerja meningkat, sehingga personel akan lebih termotivasi dalam mengejas target yang diinginkan.

  1. Meningkatkan Konsistensi dalam Opeasi Anda

Ini merupakan salah satu manfaat yang utama dirasakan oleh industri. Membuat proses operasi tetap sesuai dengan persyaratan dan ketentuan merupakan sebuah keharusan. Batas minimal, maksimal, dan metode standar merupakan hal yang kerap ditemui di proses bisnis. ISO 9001 dalam klausul 8, mensyaratkan perusahaan dengan sedemikian ketatnya untuk menjaga proses-proses yang ada untuk sesuai yang disyaratkan. Umumnya, disini kita banyak berinteraksi dengan standar, alat ukur, dan manual, dan dokumentasi.

  1. Fokus pada Kepemimpinan dan Personel

Diatas telah diulas sedikit terkait dengan sasaran mutu, bisnis proses, dan konsistensi operasi untuk menunjukkan fitur-fitur utama ISO 9001. Namun, tidak sedikit perusahaan yang sudah memiliki seluruh fitur utama tersebut masih mengalami kendala penerapan sistem. Apa kira-kira penyebabnya? Yap, ada di sumberdaya manusia dan kepemimpinan. ISO 9001 memiliki cara tersendiri untuk mengatasi hal tersebut, yakni dengan pembuktian komitmen pemimpin dan pengelolaan sumberdaya manusia.

Terkadang, banyak permasalahan sistem dan operasional perusahaan yang justru bermuara pada kendala non teknis, seperti komunikasi dengan pemimpin dan komitmen pemimpin yang rendah terhadap sistem. Dalam SMM, pemimpin puncak wajib menunjukkan komitmennya dengan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu.

  1. Meningkatkan efisiensi dan mengurangi buangan

Kualitas sistem yang buruk akan menyulitkan untuk mengidentifikasi losses atau buangan proses yang tidak perlu. Akuntabilitas yang rendah membuat semuanya tidak terukur dan tidak terpantau, akhirnya tingkat kinerja menjadi tidak jelas. Prinsip perbaikan berkelanjutan dalam Sistem Manajemen Mutu mengharuskan perusahaan untuk melakukan pengukuran dan pemantauan, sehingga waste atau losses akan mudah teridentifikasi dan terkendali, saehingga efisiensi tercapai.

  1. Mendapat pengakuran Internasional dalam Aspek Mutu

ISO 9001 merupakan standar internasional yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization. Saat ini, ISO 9001 telah digunakan lebih dari 5 juta perusahaan di seluruh dunia. Mendapatkan pengakuan ISO 9001 menjadi benefit yang besar untuk perusahaan anda.

Masih berpikir, sistem manajemen tidak penting untuk perusahaan anda? Ayo, saatnya kita membenahi sistem kita dan dapatkan pengakuan Internasional.

[1] Kebijakan mutu adalah bentuk komitmen perusahaan untuk fokus pada pemeliharaan sistem manajemen mutu. Suatu perusahaan tidak akan mendapatkan sertifikat ISO 9001 jika tidak memiliki kebijakan mutu.

[2] Ada dalam klausul 8.5.3 yakni tentang properti milik pelanggan. Perusahaan yang menerapkan ISO 9001 dan memiliki pelanggan yang menitipkan barangnya, harus menjaga dan mengelola properti milik pelanggan dengan baik