Posts

team work

Di kalangan industri menengah ke atas, ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan pembuktian kualitas kendali mutu perusahaan mereka. Melalui sertifikat ISO 9001, klien atau customer para industri tersebut akan “percaya” terhadap pengelolaan operasi dan manajemen perusahaan untuk menjamin kualitas produk dan jasanya. Sertifikat juga didapatkan dari lembaga sertifikasi yang harus diakreditasi oleh lembaga akreditasi. Proses itu, bisa menghabiskan dana yang tidak sedikit lho.

Nah, banyak yang kemudian menanyakan memangnya apa saja sih benefit atau manfaat yang bisa didapatkan dari sistem SMM. Saya sudah coba mencari beberapa sumber yang menjelaskan apa saja benefit dari ISO 9001, dan akhirnya ada satu sumber yang asik dan lumayan komprehensif. Saya akan coba jelaskan menurut bahasa saya sendiri. Link aslinya bisa diklik disini.

  1. Memenuhi persyaratan pelanggan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 merupakan standar yang sangat menekankan fokus pada kepuasan pelanggan. Jadi, bisa dibilang, indikator utama dari produk, jasa, dan proses anda bermutu itu adalah kepuasan pelanggan. Nah, kepuasan pelanggan sangat dipengaruhi oleh terpenuhinya persyaratan pelanggan yang akan dibahas di poin empat.

  1. Dapatkan pendapatan tambahan dari Pelanggan baru

Salah satu nilai yang paling dicari oleh perusahaan yang menerapkan SMM adalah sertifikatnya. Kenapa? Karena banyak pelanggan yang mensyaratkan para supplier-nya untuk memiliki sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 atau sertifikasi lainnya. Tentunya, jika anda sudah memiliki pelanggan sebelumnya, setelah mendapatkan sertifikat SMM, anda dapat mengakses pasar baru yang mensyaratkan adanya jaminan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 di perusahaan anda.

  1. Meningkatkan Kualitas Produk dan Perusahaan

Peningkatan itu merupakan hal yang mutlak menjadi tujuan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen lainnya yang berbasis ISO. Sampai-sampai, kata-kata “Perbaikan Berkelanjutan” harus ada dalam kebijakan mutu[1] perusahaan. Dalam klausul 6.1 di ISO 9001, perusahaan diminta untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi selama proses pembuatan produk atau jasa. Kemudian, risiko-risiko tersebut harus dikendalikan agar tidak mengurangi kualitas produk atau jasa. Sebenarnya, masih banyak lagi tools dalam SMM untuk meningkatkan kualitas produk dan perusahaan, Insha Allah nanti kita bahas di lain waktu.

  1. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Customer Satisfaction, merupakan terminologi yang sering sekali disebut di standar ISO 9001. Sebab, seperti yang dijelaskan di poin satu, kepuasan pelanggan menjadi fokus utama dalam pelaksanaan ISO 9001. Umumnya kepuasan pelanggan ini didapat dari hasil survey kepuasan dan penerimaan keluhan. Namun, tidak jarang, pelanggan mensyaratkan permintaan khusus untuk barang tertentu, seperti jenis dan material kemasan, bahan baku, bahkan ada pelanggan yang menitipkan barangnya sendiri untuk di proses[2].

  1. Meningkatkan pemahaman dan komunikasi proses

Dalam ISO 9001, perusahaan diminta untuk membuat proses bisnis untuk memudahkan proses identifikasi risiko dan meningkatkan pengendalian. Selain itu, perusahaan juga diminta untuk menentukan dan berusaha mencapai sasaran kinerja mutu mereka. Sehingga, tingkat kinerja sistem manajemen mutu akan terlihat oleh seluruh personel perusahaan. Hal ini akan meningkatkan pemahaman seluruh karyawan untuk mengendalikan risiko dan meningkatkan kualitas proses bisnis.

  1. Mengembangkan Budaya Profesional dan Semangat Karyawan

Menerapkan SMM akan memberikan kejelasan terkait tujuan, tindakan rencana (action plan) dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Melalui sasaran mutu dan kejelasan sumberdaya, capaian kinerja terhadap tujuan akan lebih jelas terlihat. Akuntabilitas kerja meningkat, sehingga personel akan lebih termotivasi dalam mengejas target yang diinginkan.

  1. Meningkatkan Konsistensi dalam Opeasi Anda

Ini merupakan salah satu manfaat yang utama dirasakan oleh industri. Membuat proses operasi tetap sesuai dengan persyaratan dan ketentuan merupakan sebuah keharusan. Batas minimal, maksimal, dan metode standar merupakan hal yang kerap ditemui di proses bisnis. ISO 9001 dalam klausul 8, mensyaratkan perusahaan dengan sedemikian ketatnya untuk menjaga proses-proses yang ada untuk sesuai yang disyaratkan. Umumnya, disini kita banyak berinteraksi dengan standar, alat ukur, dan manual, dan dokumentasi.

  1. Fokus pada Kepemimpinan dan Personel

Diatas telah diulas sedikit terkait dengan sasaran mutu, bisnis proses, dan konsistensi operasi untuk menunjukkan fitur-fitur utama ISO 9001. Namun, tidak sedikit perusahaan yang sudah memiliki seluruh fitur utama tersebut masih mengalami kendala penerapan sistem. Apa kira-kira penyebabnya? Yap, ada di sumberdaya manusia dan kepemimpinan. ISO 9001 memiliki cara tersendiri untuk mengatasi hal tersebut, yakni dengan pembuktian komitmen pemimpin dan pengelolaan sumberdaya manusia.

Terkadang, banyak permasalahan sistem dan operasional perusahaan yang justru bermuara pada kendala non teknis, seperti komunikasi dengan pemimpin dan komitmen pemimpin yang rendah terhadap sistem. Dalam SMM, pemimpin puncak wajib menunjukkan komitmennya dengan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu.

  1. Meningkatkan efisiensi dan mengurangi buangan

Kualitas sistem yang buruk akan menyulitkan untuk mengidentifikasi losses atau buangan proses yang tidak perlu. Akuntabilitas yang rendah membuat semuanya tidak terukur dan tidak terpantau, akhirnya tingkat kinerja menjadi tidak jelas. Prinsip perbaikan berkelanjutan dalam Sistem Manajemen Mutu mengharuskan perusahaan untuk melakukan pengukuran dan pemantauan, sehingga waste atau losses akan mudah teridentifikasi dan terkendali, saehingga efisiensi tercapai.

  1. Mendapat pengakuran Internasional dalam Aspek Mutu

ISO 9001 merupakan standar internasional yang dikeluarkan oleh International Organization for Standardization. Saat ini, ISO 9001 telah digunakan lebih dari 5 juta perusahaan di seluruh dunia. Mendapatkan pengakuan ISO 9001 menjadi benefit yang besar untuk perusahaan anda.

Masih berpikir, sistem manajemen tidak penting untuk perusahaan anda? Ayo, saatnya kita membenahi sistem kita dan dapatkan pengakuan Internasional.

[1] Kebijakan mutu adalah bentuk komitmen perusahaan untuk fokus pada pemeliharaan sistem manajemen mutu. Suatu perusahaan tidak akan mendapatkan sertifikat ISO 9001 jika tidak memiliki kebijakan mutu.

[2] Ada dalam klausul 8.5.3 yakni tentang properti milik pelanggan. Perusahaan yang menerapkan ISO 9001 dan memiliki pelanggan yang menitipkan barangnya, harus menjaga dan mengelola properti milik pelanggan dengan baik